Partie intégrante de la marque employeur, l'expérience du candidat (et de l'employé) est devenue essentielle lorsqu'il s'agit d'attirer les meilleurs talents.
Et cela passe avant tout par l’humain : les DRH sont invitées à prendre le temps de la rencontre, porter un intérêt à des candidatures atypiques, accompagner des personnes dans le développement de leur projet, identifier des opportunités d’évolution ou de recrutement, repenser la qualité de vie au travail. Le spectre est large.
Et s’il y en a bien un moment que beaucoup de recruteurs préféreraient éviter, c’est celui du refus. En 2017, une étude menée par RegionsJobindiquait que 64 % des candidatures restaient lettre morte. Pourtant, savoir dire non à un candidat ne devrait pas faire peur, tant il est au cœur des enjeux de la marque employeur et peut s’avérer porteur et positif.
Cet article a pour objectif de vous donner plusieurs conseils pour apprendre à dire non. Mais avant d’identifier ces bonnes pratiques, cherchons d’abord à comprendre pourquoi cela compte.
Pourquoi donner du feedback aux candidats refusés ?
Bien que redoutée l’étape du refus est pourtant capitale pour l’entretien de l’expérience candidat et de votre marque employeur.
Effet miroir : s’appliquer ses propres conseils
Les conseils pour une bonne candidature vont tous dans le même sens : les postulants sont invités à démontrer la bonne adéquation entre leur personnalité et le poste. Et pour réussir, pas de doute : il leur faudra s’investir pour proposer une candidature originale, personnelle et spécifique à votre structure. Mais à l’heure où 1 candidat sur 2 aimerait passer moins de 10 minutes à postuler(sondage Yaggo réalisé en 2021), c’est un investissement lourd.
À vous donc, de lui rendre la pareille et d’apporter ainsi, un retour personnel et utile. C’est une question de respect pour 89% des candidats, (selon l’étude pour RégionsJob).
Benoit Pacceu, DRH de Kiloutou, l’explique très bien : « En 2018, nous avons embauché 900 personnes, essentiellement sur des métiers en tension ou pour lesquels il existe une forte pénurie : commerciaux, techniciens de maintenance, conducteurs de poids lourds… (...) Il nous semble aujourd’hui primordial de nous mettre à la place des candidats que nous avons été un jour et de leur offrir une expérience utilisateur plus respectueuse.»
Attention au boycott : les candidats ont pris le pouvoir !
S’il y a bien un chiffre à retenir (et à faire passer à votre direction lors d’une prochaine réunion) : 60% des candidats se disent prêts au boycott d’une entreprise si le process de recrutement ne se passe pas comme souhaité (sondage, toujours pour Yaggo, en 2020 cette fois).
C’est dire si ces “candidats consommateurs” ont entre leurs mains un levier fort pour être mieux reçu et considéré. D’autant lorsqu’on sait que l’absence de réponse est la première cause d’insatisfaction dans l’expérience candidat.
Parce qu’il ne faut jamais dire jamais
À ne pas répondre, le risque est de braquer définitivement les candidats. 57% des postulants déclarent ainsi vouloir se détacher de l’entreprise s’ils n’ont pas eu de feedbacks à la suite d’un premier process de recrutement selon le Book Focus RH (2019).
Pourtant, 76% des recruteurs ont l’habitude de garder les profils dans un vivier, pour de potentielles futures embauches selon RegionsJob. En restant en bons termes, il sera plus facile d’entretenir une relation fluide et surtout d’assurer une meilleure reprise de contact. Et c’est aussi une manière de pousser l’accompagnement et le conseil des recruteurs : les DRH sont en mesure de rediriger les talents notamment sur des métiers pénuriques.
Vous l’aurez compris : dire non fait partie des missions des recruteurs. Un moment charnière, à la croisée entre des enjeux d’image de marque (marque employeur comme marque commerciale) mais aussi de business. Oublions donc la tentation de fuir et utilisons ce temps pour en sortir plus fort et plus attractif encore, auprès de tous et toutes.
Comment donner du feedback aux candidats refusés ?
Découvrez nos bonnes pratiques pour un partage de feedback efficace et utile pour le candidat et votre entreprise.
Conseil #1 : Adapter son retour en fonction de l’avancée dans le process
Nous l’avons abordé plus haut : candidater prend du temps. En fonction de l’avancée dans le processus, les types de feedbacks ne seront pas les mêmes.
Avant toute chose, mettre en place un accusé de réception automatique des candidatures permettra d’apporter un cadre au parcours. En adaptant la tonalité avec votre marque employeur, vous créez ainsi un premier lien avec les postulants et entamez une relation positive et claire.
Par la suite, si le profil ne passe pas la première phase de sélection, un e-mail adressé (avec le nom, le prénom) permettra de clôturer les échanges. En précisant, par exemple, que vous restez disponible pour répondre aux questions. Vous montrez ainsi votre capacité à rester en contact, ouvert et attentif.
Si le processus de recrutement était plus avancé, avec un ou plusieurs entretiens, le mieux semble alors le téléphone ou un email bien construit et argumenté pour aider à justifier votre choix.
Conseil #2 : Reprendre une grille d’évaluation co-construite avec l’opérationnel
Pour mener à bien un recrutement, il est essentiel de bien définir en amont le profil recherché, avec les compétences attendues et les petits plus.
Pour ce faire, beaucoup d’entreprises vont construire une grille d’évaluation spécifique, en collaboration avec les équipes opérationnelles. Si ce barème est au départ surtout à usage interne, rien ne vous empêche de le communiquer aux candidats, en introduction d’un entretien par exemple.
Cette grille pourra alors naturellement vous servir en base de débriefing, que ce soit par mail ou de vive voix. Face à une recherche technique, vous gagnerez ainsi en légitimité puisque vous aurez les feedbacks de l’ensemble des parties prenantes à partager.
Conseil #3 : Se montrer à l’écoute, dans tous les sens du terme
« Il y a quelques années, je cherchais à changer de poste, car le domaine dans lequel je travaillais ne me convenait plus. J’ai passé beaucoup d’entretiens, et à chaque fois ce qui a été compliqué à gérer, est que j’allais presque au bout du processus, avant d’être finalement écarté. Forcément, plus on se rapproche du but, plus on se projette sur le poste, et plus la chute fait mal… » confie Benjamin, data analyst, dans une interview pour Welcome to the Jungle.
Un refus est évidemment un moment délicat et intime, où les soft skills de vos recruteurs doivent être mobilisées à 200%. En effet, il s’agit de faire preuve d’adaptation, devant des réactions ou des situations qui peuvent être compliquées à gérer ou difficiles à anticiper.
Pourquoi ne pas profiter alors également de ce moment pour obtenir des retours sur l’expérience candidat. Rien de tel que de laisser parler les postulants refusés pour comprendre les points positifs comme les axes d’amélioration. Vous créerez ainsi une relation plus égale et pourrez enclencher sur la suite. D’autant que la marge de progression est énorme : en 2018, 92% des entreprises déclaraient ne pas collecter de feedbacks sur l’expérience de recrutement selon Textkernel. Un comble !
Conseil #4 : Installer une dynamique tournée vers demain
Mohamed Achahbar, formateur à L’Ecole du Recrutement, fait une belle comparaison entre recrutement et conversation : « Un non après un entretien n’est pas une porte qui se ferme, surtout à l’heure actuelle. Si on ne recrute pas une personne à une date donnée, c’est possible aussi qu’on la recrute dans six mois, dans deux ans. Pour moi, le recrutement est un métier de conversation, ce ne sont que des conversations ininterrompues et qui peuvent reprendre à tout moment. »
Devant un candidat étant allé loin dans le processus de recrutement, la motivation de vos choix est clé. Pour créer une nouvelle dynamique plus positive, prenez le temps d’ouvrir le dialogue et d’exprimer vos besoins futurs et les ambitions de l’entreprise. Vous pouvez par exemple lui donner un rendez-vous dans 6 mois ou un an. Vous laissez ainsi la porte ouverte et surtout donnez une teinte plus positive à ce moment délicat, que ce soit pour vos propres équipes des RH ou pour vos potentielles futures recrues.
Inès Giraud, tech sourceuse chez Doctolib explique : « Un refus doit être réalisé en donnant un maximum d’explications au candidat. Mais aussi de la perspective. Par exemple, en lui proposant de garder contact en vue de prochaines opportunités ou le/la tenir informé·e sur les évolutions de l’entreprise. »
Conseil #5 : Se faire aider de la technologie
Il existe enfin une offre de plus en plus importante de logiciels ATS (Applicant Tracking System) pour aider les recruteurs. Présélection, évaluation, communication… tout est mis en œuvre pour fluidifier l’expérience, que ce soit du côté de l’entreprise comme du candidat.
Chez Kiloutou, Benoit Pacceu détaille : “Concrètement, l’outil répond à chaque candidature de manière plus « personnalisée » dans un délai de 72 heures suite à sa réception. Le message envoyé au candidat est différent selon son profil (manager, opérationnel…), son métier (marketing, commerce…), mais aussi son historique avec l’entreprise (réponse suite à l’ouverture d’un poste, candidature spontanée…).”
Un logiciel à voir comme un investissement et non un coût : vous nourrissez votre marque employeur et vous pourrez gagner en efficacité pour vos prochains recrutements.
Ces 5 conseils nous amènent à penser qu’à chaque situation son feedback. En fonction du contexte de l’entreprise et de l’avancée dans le processus de recrutement, il faudra en effet s’adapter. Quoi de mieux qu’une situation délicate à mener comme le refus d’un candidat pour donner corps à votre marque employeur et rendre tangibles vos valeurs.
Parce que la “matière” des Ressources Humaines est vivante et qu’un non aujourd’hui sera peut être un oui demain, autant ne pas casser ce premier lien.
