Clare Evans est une coach en Time Management et en productivité. Elle a travaillé avec des propriétaires d'entreprises, des cadres, des directeurs, des PDG et des partenaires de divers secteurs et organisations qui souhaitent améliorer leur gestion du temps et accroître leur productivité. Nous lui avons posé quelques questions sur le Time Management pour le recrutement.
Comment définissez-vous la "gestion du temps" ? Quels sont ses avantages ?
La gestion du temps est un terme généralement accepté qui recouvre la capacité d'une personne à gérer et organiser les choix qu'elle fait avec le temps dont elle dispose. Une bonne gestion du temps est essentielle si l'on attend d'une personne qu'elle gère sa charge de travail, qu'elle s'occupe de priorités et de projets multiples et qu'elle s'organise elle-même ainsi que ses équipes ou ses subordonnés directs.
-De bonnes habitudes en matière de temps leur permettent de travailler de manière plus productive et plus efficace, de perdre moins de temps et d'être moins susceptibles d'être stressés lorsque les choses se compliquent.
-Ils prennent de meilleures décisions sur la manière et l'endroit où ils concentrent leur temps pour atteindre leurs buts et objectifs et obtenir des résultats.
-Il augmente la confiance et réduit le stress lorsqu'il sait qu'il peut gérer sa charge de travail et obtenir des résultats.
-Être capable de s'adapter et de faire preuve de souplesse lorsque les priorités changent.
-Avoir des limites claires et précises de son temps, tant dans l'environnement de travail qu'à la maison, et être capable de maintenir et de renforcer ces limites si nécessaire.
-Créer un meilleur équilibre et un meilleur environnement de travail lorsqu'ils sont en mesure de planifier et d'organiser leur temps, sans devoir constamment jongler avec les tâches, changer les priorités ou finir par travailler de longues heures.
Une mauvaise gestion du temps se traduit par de mauvaises perspectives de carrière, des performances médiocres et de la frustration. Elle a un impact sur la personne qui n'est pas en mesure d'obtenir les résultats qu'elle souhaite et sur son entourage qui est affecté par son manque d'organisation, ses retards et ses retards de livraison. Elle est souvent citée comme une raison pour laquelle les gens ne peuvent pas progresser dans leur carrière, n'obtiennent pas la promotion qu'ils pensent mériter ou, pire encore, perdent leur emploi.
Je travaille avec des personnes dont le manque de gestion du temps est un facteur clé lors de leur évaluation de performance. Ils n'ont pas pu bénéficier de primes et d'une progression de carrière en conséquence et, dans certains cas, ont dû quitter leur emploi ou perdre des opportunités de travail, parce qu'ils n'étaient pas capables d'organiser leur temps. Ils ont fini par se sentir constamment dépassés et stressés par leur charge de travail croissante et leur incapacité à gérer des priorités et des demandes multiples.
Pourquoi est-ce une compétence recherchée dans les entreprises aujourd'hui et comment l'expliquez-vous ?
Compte tenu des nombreuses demandes de temps, il est important qu'une personne soit capable de faire les bons choix quant à l'utilisation de son temps. Cela démontre une capacité à décider de différentes priorités, souvent contradictoires, et à tirer le meilleur parti du temps et des ressources disponibles, y compris des autres membres de son équipe et de ses subordonnés directs.
-Ils sont capables de planifier et d'organiser leur temps pour obtenir des résultats.
-Ils acquièrent la réputation d'une personne en qui l'on peut avoir confiance pour livrer à temps ou faire ce qu'ils disent qu'ils vont faire.
-Ils sont capables de tirer parti des opportunités, car ils savent comment répartir leur temps et se concentrer sur l'obtention de résultats.
-Ils savent quand et comment déléguer efficacement et quand repousser ou renégocier lorsque les choses changent.
-Cela renforce leur propre réputation professionnelle et celle de l'organisation pour laquelle ils travaillent.
-Il réduit les maladies et l'absentéisme lorsque les gens ont une meilleure maîtrise de leur temps, sont plus proactifs et moins susceptibles d'être stressés et surchargés.
-Les bonnes habitudes et compétences en matière de gestion du temps à un niveau supérieur peuvent se répercuter et servir d'exemples de bonnes pratiques de travail pour les collègues et les employés. À l'inverse, de mauvaises compétences en matière de gestion du temps ont l'effet inverse et ont un impact sur les performances, le moral et la rotation du personnel.
-Une mauvaise gestion du temps conduit au stress et à l'épuisement, ce qui a un impact sur la productivité et la rentabilité de l'individu et de l'entreprise.
Comment évaluez-vous cette compétence chez les candidats ?
Au départ, un simple quiz ou un test de compétences pour comprendre leur niveau de base de compréhension et de performance. Cela peut mettre en évidence les domaines dans lesquels ils sont performants ou les domaines à améliorer et à développer.
Poser des questions pour comprendre comment ils passent leur temps et évitent les distractions, comment ils planifient et organisent leur temps.
Examinez comment ils travaillent ou ont travaillé dans le passé et leur capacité à fournir des résultats à temps et selon les besoins. Se présentent-ils ou se sont-ils présentés à l'heure ou soumettent-ils les informations demandées en temps voulu ?
Au cours d'un premier entretien, posez des questions pertinentes sur différents scénarios ou demandez-leur des exemples de situations où ils ont obtenu de bons résultats ou géré un projet difficile ou des délais changeants pour voir s'ils planifient, organisent et hiérarchisent bien leur temps.
Évaluer le bon niveau de compétence en gestion du temps requis permet d'économiser du temps et des efforts à long terme. Vous vous assurez de recruter la bonne personne pour le poste dès le départ, plutôt que de découvrir sur le papier qu'elle semblait être le candidat parfait, mais qu'en réalité, après quelques semaines dans le poste, elle n'est pas aussi performante que prévu ou que son manque de gestion du temps est un problème. J'ai vu cette situation se produire dans plusieurs organisations, qui ont alors le choix entre les options suivantes :
-Laisser partir la personne avant la fin de sa période d'essai.
-Décider d'un commun accord qu'ils ne conviennent pas à l'équipe ou à l'entreprise.
-Fournir un soutien et une formation supplémentaires pour apprendre de bonnes habitudes en matière de temps.
Dans les deux premiers cas, l'entreprise doit repasser par tout le processus de recrutement. La troisième option peut être une solution gagnante pour les deux parties.
Quels emplois sont concernés par la gestion du temps ? A quel(s) niveau(x) de l'entreprise ?
Tout emploi dans lequel une personne a la responsabilité de planifier et d'organiser ses propres tâches et projets ou dans lequel elle travaille en équipe et doit collaborer, communiquer et obtenir des résultats.
Il s'agit d'une compétence clé à tous les niveaux, même si certaines fonctions sont plus sensibles au facteur temps que d'autres, par exemple lorsque les employés ont plus ou moins de contrôle sur leur temps.
Les PDG doivent être capables d'obtenir des résultats et de déléguer efficacement à leur équipe et à leurs subordonnés directs. Ils doivent également donner l'exemple d'une bonne gestion du temps à leurs employés.
Les directeurs, les gestionnaires et les chefs d'équipe doivent gérer et comprendre leurs propres priorités et leur charge de travail, tout en dirigeant et en soutenant leurs pairs, leurs collègues et leur personnel.
Tous les employés doivent avoir un bon niveau de compréhension des compétences de base en matière de planification et d'organisation de leur temps, de gestion des demandes de leur patron et de leurs collègues et de capacité à hiérarchiser leur charge de travail.
À quel moment du processus de recrutement conseilleriez-vous à un recruteur de faire passer un test de compétences en gestion du temps ? Après une première sélection de CV, après un premier entretien ?
Un test de compétences initial peut être utilisé dans le cadre du premier processus de sélection - soit au moment où les candidats soumettent leur CV, soit à l'étape suivante. Surtout si la maîtrise du temps est un élément clé de la fonction. Plus tôt cette évaluation est faite, mieux c'est. Cela peut permettre de sélectionner ou d'éliminer des candidats en vue d'un premier entretien.
-Par exemple, il peut être important qu'un candidat soit capable de planifier et d'organiser son propre temps, mais il n'est pas nécessaire qu'il ait de bonnes capacités de délégation.
-Un rôle plus important peut exiger de meilleures compétences en matière de définition des priorités et de délégation lorsqu'il s'agit de diriger une équipe ou de gérer des projets pour un département ou une entreprise.
Des questions plus pertinentes et plus ciblées peuvent être posées dans le cadre d'un test plus approfondi, tel que le Maki, ou lors d'un premier ou deuxième entretien.
S'ils n'ont pas été évalués au cours du processus de recrutement, le fait de savoir s'il existe des problèmes de gestion du temps ou des possibilités de développement peut être utile dès les premières étapes d'un nouveau rôle pour éviter que cela ne devienne un problème par la suite.
Clare est une coach en gestion du temps et en productivité. Elle a travaillé avec des centaines de clients et d'organisations, tant au Royaume-Uni qu'à l'étranger. Il s'agit notamment de propriétaires d'entreprises, de cadres, de directeurs, de PDG et de partenaires issus de divers secteurs et organisations qui souhaitent améliorer leur gestion du temps. Elle est également l'auteur du livre "Time Management For Dummies".
