Microsoft Excel est un tableur que tout le monde peut utiliser. Il vise à faciliter la gestion de listes, de chiffres et de grandes quantités de données sans submerger les utilisateurs. S'il est facile de saisir et d'exporter des données, des milliers de fonctions supplémentaires sont disponibles sur le logiciel. 

Un expert Excel sait comment utiliser Excel de manière optimale, ce qui permet à tous les autres membres de l'entreprise de consulter les données à tout moment. Faire appel à un expert Excel pour rationaliser vos feuilles de calcul peut accroître votre productivité et votre flux de travail. 

Quelles sont les compétences avancées en Excel ?

Bien entendu, avant de commencer à tester ces compétences, il est essentiel de savoir comment décrire les compétences d'Excel. Vous n'avez pas besoin de savoir comment les réaliser (c'est à cela que sert l'expert), mais vous devez savoir ce que vous recherchez chez un expert. 

Qu'est-ce qui est considéré comme des compétences avancées en Excel ? 

Les utilisateurs avancés d'Excel savent comment manipuler la feuille pour rendre les données plus lisibles pour tous. Les compétences avancées en Excel vont au-delà des fonctionnalités de base que sont la saisie de données et l'utilisation de formules dans une feuille de calcul. Ces compétences sont enseignées dans un cours d'informatique et peuvent être apprises en quelques minutes en ligne. 

Description d'emploi des compétences en Excel

Alors que les utilisateurs d'Excel de niveau élémentaire et intermédiaire peuvent utiliser des formules et travailler avec les données, les utilisateurs avancés peuvent analyser les données, faire travailler la feuille de calcul pour eux et utiliser la programmation Visual Basics for Applications (VBA). 

Ces compétences ne s'acquièrent pas dans une vidéo YouTube de cinq minutes - un utilisateur avancé aura appris à connaître Excel depuis le début, en passant des heures avec des feuilles de calcul. Si le candidat passe de bons tests dans ces fonctions avancées d'Excel, il se révélera probablement un excellent expert en feuilles de données. 

10 compétences avancées en Excel à tester

Microsoft Excel propose des centaines de fonctions, de tableaux et de moyens de trier les données. Il est presque impossible de les apprendre toutes sans des années de pratique. Cependant, il existe quelques techniques Excel avancées que toute personne prétendant être compétente devrait connaître. Voici les 10 principales compétences avancées à tester. 

Beaucoup de ces compétences ne semblent pas être grand-chose, mais lorsqu'elles sont combinées, elles donnent l'impression qu'il est facile de maîtriser une feuille de calcul Excel. Si vous cherchez à engager quelqu'un pour vous aider à démêler vos données, recherchez ces dix compétences avancées dans Excel. 

Tableaux croisés dynamiques

Les feuilles Excel peuvent contenir beaucoup d'informations, et il n'est pas toujours facile de les analyser. Si la recherche et le tri sont des compétences extrêmement élémentaires, il existe des moyens plus complexes d'organiser les données. L'une d'entre elles consiste à utiliser des tableaux croisés dynamiques. 

Les tableaux croisés dynamiques font tout ce pour quoi vous les programmez. Vous pouvez stocker des sous-ensembles de données, les trier dans des tableaux plus petits ou faire la moyenne d'un ensemble de données dans un sous-ensemble. Quel que soit l'usage que vous choisissez de faire d'un tableau croisé dynamique, il ne fera qu'accroître la fonctionnalité et la facilité d'utilisation de la feuille de calcul, en éliminant le désordre et en vous permettant de voir les données les plus précieuses. 

Connaître les tableaux croisés dynamiques est une compétence essentielle pour maîtriser Excel. Quel que soit le secteur d'activité dans lequel vous évoluez, les tableaux croisés dynamiques peuvent vous aider à trier les données nécessaires. Si un candidat ne maîtrise pas la création et la modification d'un tableau croisé dynamique, il n'a probablement pas passé assez de temps dans Excel pour devenir un expert. 

SUMIF et COUNTIF

Les fonctions et les formules sont un élément crucial des feuilles de calcul Excel. Elles vous permettent d'additionner les sommes de colonnes et de lignes et de cellules spécifiques, et de suivre les pertes et les profits. Cependant, certaines formules sont moins connues et nécessitent une certaine expertise pour être maîtrisées. SUMIF et COUNTIF sont deux de ces fonctions. 

SUMIF utilise des paramètres spécifiques (définis par le propriétaire de la feuille de calcul) pour résumer les cellules qui répondent à certaines conditions. Si vous avez besoin d'un récapitulatif des bénéfices d'un produit particulier, SUMIF peut prendre tous les bénéfices d'une ligne contenant ce produit et les additionner dans une seule cellule. 

La fonction COUNTIF est similaire, mais elle permet de compter le nombre de cellules contenant un certain mot ou un certain nombre. Vous pouvez voir combien de personnes travaillent sur un projet, le nombre de produits que vous avez vendus ou le nombre de chevauchements entre deux éléments. Ces deux fonctions sont essentielles à l'organisation des données. 

Mise en forme conditionnelle

Les feuilles de calcul Excel semblent souvent fastidieuses, mais elles peuvent être aussi colorées que vous le souhaitez. La mise en forme conditionnelle ajoute non seulement une touche de couleur à la feuille, mais permet également de trier les cellules en fonction des conditions. Un expert devrait être en mesure de configurer le formatage conditionnel de sorte que la feuille de calcul se trie automatiquement par couleur. 

Il n'est pas difficile de mettre en place un formatage conditionnel. Ce qui en fait un geste d'expert, c'est de savoir comment bien l'utiliser. Si vous avez plusieurs employés sur la même feuille de calcul, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour leur attribuer à chacun une couleur. Partout où leurs noms apparaissent, les cellules seront de cette couleur. 

Le formatage conditionnel a des utilisations illimitées et est négligé par de nombreux utilisateurs de tableurs. Cependant, un expert saura comment le configurer et l'utiliser de manière optimale dans un document Excel pratique. 

VLOOKUP et XLOOKUP

Les feuilles de calcul peuvent contenir des milliers de lignes de données, et il est impossible de trouver tout ce dont vous avez besoin en faisant simplement défiler les lignes ou en utilisant la barre de recherche. Les deux principaux outils de recherche, V et X lookup, y contribuent en fournissant des paramètres de recherche et en impliquant plus qu'un simple moteur de recherche. 

VLOOKUP est l'abréviation de vertical lookup. Elle limite la recherche à une seule colonne et vous aide à trouver des données dans cette colonne. Vous pouvez trouver la somme d'un certain produit, rechercher les noms des employés ou effectuer un tri en fonction de ce que vous trouvez. HLOOKUP est une autre commande qui fait la même chose pour les lignes. 

XLOOKUP est beaucoup plus polyvalent mais plus difficile à utiliser. Il peut rechercher la correspondance exacte, la correspondance la plus proche ou la correspondance approximative de vos recherches. Vous pouvez utiliser XLOOKUP pour des recherches verticales ou horizontales. Toutefois, cela nécessite une connaissance supplémentaire d'Excel et de l'utilisation de la fonction. 

Filtres

Savoir comment effectuer une recherche ne se limite pas à utiliser les fonctions de recherche V ou X. Les filtres peuvent vous aider à trouver tout ce qui se trouve dans une certaine catégorie sur votre feuille de calcul. Un expert devrait être capable d'utiliser facilement les filtres. Il existe des compétences Excel intermédiaires qui sont faciles à acquérir pour presque tout le monde. 

La grande différence entre le filtrage et le tri est que le filtrage ne réorganise pas les cellules d'une feuille de calcul. Lorsque vous triez une feuille de calcul par taille, par date ou par ordre alphabétique, le reste des cellules se déplace pour rester en ligne avec les lignes qui leur sont attribuées. Cependant, cela peut enchevêtrer les colonnes et annuler un travail essentiel. 

Les filtres, en revanche, vous permettent de voir tout ce dont vous avez besoin dans le cadre de paramètres spécifiques. Avec une simple formule, vous pourrez consulter toutes les données d'une ville et d'une période spécifiques ou tous les filtres dont vous avez besoin. Un expert sera en mesure d'utiliser facilement plusieurs filtres pour vous aider à trouver le sous-ensemble de données que vous recherchez. 

Macros

L'un des principaux indicateurs d'un pro d'Excel est sa capacité à faire fonctionner le tableur à sa place. Les formules et le formatage y contribuent, mais le moyen le plus cohérent de vérifier l'expertise d'un candidat est de lui demander de configurer une macro. 

Les macrocommandes sont des formules compliquées qui, une fois configurées, peuvent être exécutées en cliquant sur un bouton. Un expert Excel peut configurer des macro-commandes sur votre feuille de calcul, ce qui vous permet d'effectuer plus facilement les opérations les plus complexes. 

La macro est également l'endroit où la programmation de Visual Basics for Applications entre en jeu. Grâce à VBA, un expert peut créer des éléments visuels dans une feuille de calcul, notamment des tableaux et des graphiques. Les macros VBA sont essentielles au bon fonctionnement des feuilles de calcul. Si un employé potentiel ne peut pas exécuter les macros VBA, il n'est probablement pas un expert d'Excel. 

MATCH INDEX

L'utilisation d'INDEX MATCH nécessite une connaissance de base des fonctions INDEX et MATCH d'Excel. Sans ces connaissances, vous ne pourrez pas les utiliser pour créer des fonctions et des formules flexibles. Cependant, un expert connaissant les fonctions INDEX et MATCH peut trouver et créer de nouvelles listes en un clin d'œil. 

INDEX utilise l'emplacement de la cellule pour vous donner la valeur de celle-ci. Une fois que l'utilisateur a entré un numéro de cellule, INDEX vous indique ce que contient cette cellule. MATCH trouve le numéro de cellule pour une valeur spécifique. Ces deux fonctions sont utiles, mais lorsqu'elles sont combinées, elles créent un moteur de recherche bidirectionnel. 

Avec INDEX MATCH, un utilisateur peut créer un tableau de ventes pour une personne ou un produit spécifique. Il peut également trier les résultats. En utilisant INDEX pour rechercher un prix et MATCH pour trouver toutes les cellules correspondantes, il est facile d'utiliser la puissance de ces deux fonctions pour créer un meilleur moteur de recherche que VLOOKUP ou même XLOOKUP. 

Pivots de puissance

Le power pivot est peut-être la compétence la plus difficile à apprendre de toutes celles figurant sur cette liste. Tout candidat qui fait preuve d'expertise avec un power pivot est un excellent choix pour votre entreprise, car il a empilé les connaissances d'Excel avec d'autres bases de données et peut travailler entre les deux. 

Les Power Pivots sont utiles si vous avez beaucoup plus de données qu'Excel ne peut en contenir, mais que vous souhaitez néanmoins bénéficier de l'accessibilité offerte par ce service. Ils transforment essentiellement votre feuille Excel en tableau croisé dynamique, accédant à une source de données externe et se rafraîchissant sur commande. La connaissance des Power Pivots suppose une compréhension approfondie des tableaux croisés dynamiques ordinaires. 

Si vous n'êtes pas à la recherche d'un outil de compétences avancées en Excel pour l'analyse de données, vous aurez peut-être besoin d'un expert qui sait utiliser les power pivots. Cependant, ceux qui ont des millions de données de plus que ce qui peut tenir dans une feuille Excel bénéficieront de la possibilité de trier d'énormes quantités de données avec la facilité d'Excel. 

Graphiques

Les feuilles de calcul contiennent souvent beaucoup d'informations. Si un analyste de données ou un expert Excel peut les lire et les interpréter, il est difficile pour les autres membres de l'entreprise de les comprendre sans explication. Excel propose plusieurs types de graphiques pour aider à visualiser les données d'une feuille de calcul. 

Les graphiques sont assez faciles à trouver et à utiliser dans Excel, mais il faut des connaissances plus poussées pour pouvoir les utiliser efficacement afin de visualiser les bons types de données. Il n'est pas toujours nécessaire d'avoir un graphique de l'ensemble de la feuille de calcul, et un analyste Excel peut créer des graphiques de sous-sections spécifiques de données, en filtrant les éléments inutiles. 

Il existe plus de vingt types de graphiques dans Excel, les plus courants étant le camembert, le graphique, le diagramme à barres et le graphique linéaire. Chacun d'entre eux a son utilité, mais c'est à un expert de savoir quelles données insérer. 

IFERROR

Bien sûr, tout ne se passe pas toujours comme prévu lorsque l'on crée des formules Excel, et la moindre erreur peut déclencher une chaîne de codes d'erreur dans tout le document. Même un expert peut commettre des erreurs parce que l'ordinateur n'est pas configuré pour détecter toute irrégularité. 

On peut supposer que quelqu'un qui prétend être un expert d'Excel connaît les formules et les codes d'erreur possibles. Ce sont les bases de l'apprentissage d'Excel, et presque tout le monde a déjà utilisé des formules de base sur une feuille de calcul. Cependant, il existe une solution de rechange au redoutable code d'erreur : IFERROR. 

En formulant toutes les formules compliquées en IFERROR, un expert Excel peut éviter les messages d'erreur ennuyeux et parfois débilitants lorsque quelque chose ne va pas. Une réaction en chaîne de formules manquées peut faire des ravages dans une feuille de calcul, mais IFERROR peut l'arrêter net et permettre à l'utilisateur de corriger son erreur. 

Comment évaluer votre pro du tableur et animer un test Excel ? 

Il existe plusieurs façons de mettre en place un test pour les candidats entrants et de leur permettre de démontrer leurs compétences en Excel. Cependant, il est difficile de savoir comment ils ont réussi si vous ne savez pas comment utiliser ces fonctions. La meilleure façon d'évaluer un utilisateur avancé d'Excel est d'utiliser un test réalisé par des experts d'Excel. 

Si vous ne savez pas comment tester ces compétences générales, utilisez notre test en ligne. Il teste les connaissances de base d'Excel et les compétences avancées de Microsoft Excel figurant dans cette liste. Sans une bonne base de référence, il est impossible de déterminer le niveau d'expérience réel de vos candidats, mais ce test peut vous aider. 

Une fois que vous avez fait passer le test à tous les candidats potentiels, vous pouvez laisser les résultats parler d'eux-mêmes. Un test en ligne réduira le nombre de candidats et ne vous fournira que la crème de la crème, que vous pourrez tester personnellement à l'aide des listes de contrôle ci-dessous. 

Pour les candidats spécifiques, utilisez une liste de contrôle des compétences et laissez-les vous montrer leurs compétences. Vous pouvez utiliser des questions à réponse courte, à choix multiple ou un examen pratique. À vous de choisir si vous leur donnez un exemple de feuille de calcul indomptée et leur demandez de la corriger ou si vous leur faites exécuter les fonctions devant vous. 

Une liste de contrôle pour vos tests d'évaluation des compétences Microsoft Excel 

Embaucher un expert Excel ne consiste pas seulement à choisir la personne qui en sait le plus sur Excel. Vous devez choisir une personne qui possède les compétences requises pour le poste à pourvoir. Différentes compétences Excel correspondent à différents besoins des entreprises. Pour certains emplois, vous n'aurez peut-être pas besoin de compétences spécifiques. 

Plusieurs emplois nécessitent une connaissance approfondie des feuilles de calcul Excel, et la plupart des emplois à forte concentration de données requièrent toutes les compétences énumérées ci-dessus. Toutefois, certaines professions exigent des compétences Excel plus spécifiques. Si vous recrutez un comptable, un analyste, un gestionnaire ou un spécialiste des données, ils ont probablement besoin de compétences supplémentaires. 

Si vous engagez un maître des feuilles de calcul Excel pour aider chaque rôle dans votre entreprise, vous voulez qu'il en connaisse le plus possible. Cependant, voici les listes de contrôle des compétences Excel avancées pour les différents rôles qui nécessitent une connaissance d'Excel. 

Comptables : Liste de contrôle des compétences en Excel

Les comptables travaillent avec des chiffres toute la journée et passent une grande partie de leur temps sur des feuilles de calcul Excel. Si votre employé potentiel a passé avec brio un test Excel classique, assurez-vous qu'il sait aussi faire ces exercices : 

• Macros
• Tableaux croisés dynamiques 
• Filtres 
• Mise en forme 
• Fonctions de recherche 
• SUMIF et COUNTIF
• Sparklines 
• IFERROR
• Graphiques et tableaux
• Référencement des cellules
• Validation des données
• Raccourcis clavier de base

Chefs de projet : Liste de contrôle des compétences en Excel

Les chefs de projet ont beaucoup à superviser. En plus d'être en charge de groupes de personnes travaillant sur le même projet, ils doivent connaître les compétences nécessaires pour résoudre les problèmes liés aux feuilles de calcul et modifier les paramètres si nécessaire. 

Tous les chefs de projet n'ont pas besoin de tous les éléments de cette liste, en fonction du type de projet qu'ils auront à gérer. Cependant, il est utile de savoir que votre gestionnaire est en mesure de gérer tous les problèmes qui surviennent avec Excel pendant le projet. Voici la liste de contrôle pour les chefs de projet : 

• Tableaux croisés dynamiques
• Filtres
• Mise en forme
• Raccourcis clavier
• Macros et VBA
• Formatage conditionnel
• SUMIF et COUNTIF
• Graphiques et tableaux
• Fonctions INDEX MATCH et LOOKUP
• Création de visuels et de lignes de temps
• Fonctions de communication et de chat
• IFERROR

Directeurs des ventes et du marketing : Liste de contrôle des compétences en Excel

Les ventes et le marketing ont besoin de voir et d'analyser des données quotidiennement. Ces sections d'une entreprise vont de pair et sont souvent sous la responsabilité du même chef de service. Pour augmenter les ventes et le marketing, il est crucial de connaître une lecture précise des données. Voici une liste des compétences nécessaires aux responsables des ventes et du marketing : 

• Tableaux et graphiques
• IFERROR
• SUMIF et COUNTIF
• Utilisez SUM PRODUCT
• Formatage conditionnel
• Filtres 
• LOOKUP et INDEX MATCH 
• Macros 
• Fonctions de communication et de chat
• Tableaux croisés dynamiques 
• Raccourcis clavier
• Référence absolue
• FLASH FILL
• Trancheurs 

Analystes de données et journalistes de données : Liste de contrôle des compétences Excel

Les personnes qui utilisent le plus les données et les logiciels axés sur les données sont les scientifiques des données. L'embauche d'analystes de données suppose qu'ils ont une connaissance pratique d'Excel et d'autres programmes de données. Cependant, vous devez vous assurer qu'ils sont des experts en vérifiant ces compétences : 

• Tableaux croisés dynamiques
• Pivot de puissance
• SUMIF et COUNTIF
• Filtres et raccourcis
• FLASH FILL
• Macros et VBA
• Tableaux et graphiques 
• Référence absolue 
• LOOKUP et INDEX MATCH 
• Graphiques et graphiques avancés 
• Interprétation des données
• IFERROR

Analystes financiers et analystes d'affaires : Liste de contrôle des compétences en Excel

Les finances sont la colonne vertébrale de toute entreprise. Sans une aide financière solide, une entreprise s'effondre et brûle rapidement. Vos analystes financiers et commerciaux doivent être en mesure de consulter les données relatives aux ventes, au marketing, à la production et aux dépenses et de leur donner un sens. Pour cela, ils doivent posséder les compétences Excel suivantes : 

• SUMIF et COUNTIF
• Filtres et raccourcis
• Tableaux et graphiques
• IFERROR
• Fonctions de communication et de chat
• LOOKUP et INDEX MATCH
• Interprétation des données
• Macros 
• Tableaux croisés dynamiques
• Récupération et formatage des données

Conclusion

Grâce à ces compétences et listes de contrôle Excel, vous devriez être prêt à engager des experts pour vous aider à créer et à analyser les données de votre entreprise. Vous pourrez vous concentrer sur votre travail, car vous n'aurez pas à superviser les feuilles Excel ou à vous battre pour trouver les informations dont vous avez besoin. Une fois que vous avez un expert Excel à bord, toutes ces informations sont disponibles en un instant.