De nombreux facteurs entrent en ligne de compte dans tout processus de recrutement bien pensé, et un guide d'entretien peut vous faciliter la vie si vous êtes prêt à prendre le temps de le développer. Ce guide couvre son fonctionnement, ses éléments les plus essentiels, ses avantages et la meilleure façon de créer votre propre modèle de guide d'entretien.

Qu'est-ce qu'un guide d'entretien ?

Un guide d'entretien est un guide qui a pour but de structurer un entretien de manière à ce qu'il soit facile à suivre. Ces guides contiennent des questions spécifiques et des points de discussion généraux qui peuvent vous aider, en tant qu'intervieweur, à rester sur la bonne voie pendant l'entretien, afin qu'il se déroule le mieux possible.

Il n'y a pas de longueur spécifique pour un guide d'entretien, mais le garder aussi court que possible est généralement la meilleure approche pour l'enquêteur et la personne interrogée. Si vous êtes l'enquêteur, vous devrez tenir compte de la durée des entretiens lorsque vous rédigerez votre guide d'entretien. Vous ne voulez pas mettre trop de points de discussion dans le guide si vous n'avez pas assez de temps pour les aborder tous.

Cependant, vous ne voulez pas non plus avoir trop peu de questions et de sujets de discussion. Sinon, vous risquez de manquer de choses à discuter avec la personne interrogée avant la fin de l'entretien. Trouver le bon équilibre demande un peu d'essais et d'erreurs, mais une façon d'élaborer votre premier guide d'entretien est de réfléchir aux questions les plus importantes.

Les questions varieront sans doute en fonction du poste pour lequel vous interrogez les candidats. Toutefois, si vous comprenez les exigences du poste, vous n'aurez pas de mal à trouver les questions essentielles à poser. La formulation des questions de manière à ce qu'elles soient faciles à comprendre par la personne interrogée est la partie la plus difficile, aussi essayez toujours de poser des questions courtes et pertinentes.

Nous verrons plus loin comment créer spécifiquement des questions d'entretien structurées. Avant d'en arriver là, passons en revue quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'utiliser un guide d'entretien.

Les avantages de l'utilisation d'un guide d'entretien

Un guide d'entretien présente de nombreux avantages et pratiquement aucun inconvénient. Il est donc impossible de les aborder tous ici, mais nous allons nous pencher sur quatre des plus importants d'entre eux.

Créer une meilleure structure

La structure détermine la fluidité de votre entretien d'une question à l'autre. L'un des principaux écueils dont souffrent la plupart des entretiens sans guide est le manque de fluidité. Il n'est pas facile de mémoriser toute une liste de questions et de sujets de discussion dans votre tête normalement. Essayer de tout mémoriser tout en menant un entretien est encore plus difficile.

Il vous arrive souvent d'oublier certaines choses essentielles en vous concentrant sur les réponses de la personne interrogée, ou bien vous et la personne interrogée pouvez partir sur une tangente qui vous fait oublier votre prochaine question. Tout cela peut entraîner de nombreuses pauses pendant l'entretien, alors que vous essayez de vous souvenir de certaines choses, ce qui vous fait perdre du temps, ainsi qu'à la personne interrogée.

Si votre guide d'entretien est bien conçu, il peut constituer une feuille de route que vous pourrez suivre tout au long de l'entretien et qui vous évitera de perdre votre place.

Ajoute de la flexibilité

Bien que les guides d'entretien apportent beaucoup de structure, ils vous permettent également d'être aussi flexible que vous le seriez sans eux. Un guide d'entretien est quelque chose que vous ne devez pas nécessairement suivre à tout moment. Il y aura des moments où vous voudrez vous écarter du guide pour poser une question spécifique que vous n'aviez pas pensé à inclure.

Vous pouvez également consacrer plus de temps à des questions spécifiques qui semblent plus pertinentes en fonction du candidat que vous interviewez. C'est parfois la meilleure option, plutôt que de suivre strictement votre guide d'entretien. Et vous pouvez toujours revenir au guide après vous être écarté un peu du script.

Savoir quand et comment s'écarter de votre guide d'entretien est une chose qui demande de l'entraînement, mais c'est une compétence pratique qui peut rendre vos entretiens beaucoup plus réussis. Cela vous évitera également de devenir trop dépendant de votre guide d'entretien pour chaque entretien, car cela peut potentiellement nuire à vos compétences en matière d'entretien.

Une autre façon de comprendre l'utilisation d'un guide d'entretien est qu'il est censé vous aider à contrôler l'entretien, et non l'inverse.

Maximise la collecte d'informations

Comme vous pouvez élaborer un guide d'entretien en utilisant les questions et les sujets de discussion de votre choix, il s'agit d'un excellent moyen de maximiser les informations que vous pouvez tirer d'un entretien. Il serait préférable de créer un mélange de questions générales et de questions spécifiques relatives aux compétences et aux antécédents de la personne interrogée.

Vous pouvez également inclure des questions supplémentaires de suivi sur des points spécifiques afin de vous assurer que vous obtenez des réponses à des points que la personne interrogée n'a peut-être pas abordés dans ses réponses. Cela représente une bonne quantité de travail supplémentaire si vous voulez le faire pour chaque question. Envisagez donc de ne le faire que pour les questions plus générales afin de réduire leur portée.

Une autre façon de maximiser les informations que vous recevez est de structurer les questions dans un ordre qui a du sens du point de vue de la progression. Que vous posiez une question sur le poste à pourvoir ou sur les compétences de la personne interrogée, essayez d'établir un lien direct entre chaque question de suivi.

C'est un excellent moyen d'aider la personne interrogée à rester concentrée, car passer d'un sujet à l'autre peut parfois la prendre au dépourvu, ce que vous ne voulez pas si vous cherchez à obtenir des réponses détaillées. Faites en sorte que chaque question mène à la suivante aussi naturellement que possible.

Une plus grande cohérence

Supposons que vous soyez quelqu'un qui privilégie l'obtention de résultats cohérents lors de vos entretiens. Dans ce cas, les guides d'entretien sont quelque chose que vous voudrez certainement mettre en œuvre dans tous vos entretiens. Disposer d'une structure que vous pouvez suivre pour tous vos entretiens signifie que vous soumettez chaque candidat aux mêmes questions de la manière la plus cohérente possible.

Qu'un entretien se déroule bien ou mal, vous voudrez toujours essayer d'améliorer l'expérience dans son ensemble. Il est beaucoup plus facile de le faire lorsque vous disposez d'une formule cohérente et standardisée pour tous vos entretiens, que vous pouvez également modifier pour améliorer les résultats.

Vous ne savez peut-être pas automatiquement quels changements apporter pour obtenir une plus grande cohérence de votre guide d'entretien, mais c'est un aspect essentiel à prendre en compte. Tout ceci mène au dernier avantage que nous allons aborder dans cette section.

Permet les révisions

La possibilité de revenir en arrière et de réviser un guide d'entretien aussi souvent que vous en ressentez le besoin ne doit pas être sous-estimée. Cela signifie que vous pouvez tirer quelque chose de chaque entretien que vous menez et l'utiliser pour améliorer votre guide d'entretien actuel. En faisant cela, vous rendrez naturellement encore plus bénéfiques toutes les qualités que nous avons évoquées ci-dessus.

Il est impossible d'avoir un guide d'entretien parfait, car les questions qu'il contient peuvent ne pas être les meilleures pour certaines personnes interrogées, mais vous pouvez peaufiner votre guide jusqu'au point où vous ne ressentirez plus le besoin de le modifier. Cependant, même si vous arrivez à ce point, vous aurez toujours la possibilité de modifier ultérieurement un élément auquel vous n'aviez peut-être pas pensé auparavant.

De cette façon, un guide d'entretien vous offre un potentiel presque illimité quant à l'amélioration de vos entretiens.

Qu'est-ce qu'un entretien structuré ?

Un entretien structuré est un entretien qui suit un ensemble particulier de questions et de sujets de discussion à chaque fois, avec peu ou pas d'écart. Ces entretiens sont différents des entretiens non structurés, où l'enquêteur a beaucoup plus de liberté pour poser des questions différentes à chaque entretien. Les deux ont des avantages et des inconvénients, mais les entretiens structurés sont toujours préférables si vous voulez de la cohérence.

En posant les mêmes questions dans le même ordre d'un entretien à l'autre, vous verrez précisément quelles réponses les personnes interrogées donnent et s'il existe des tendances communes entre elles. En revanche, vous n'obtiendriez pas ce résultat si vous posiez des questions différentes à chaque fois ou les mêmes questions dans un ordre légèrement différent.

Cette pratique n'est pas toujours idéale pour les entretiens autonomes, car vous ne disposerez pas d'un échantillon suffisamment important pour dégager des tendances. Cependant, c'est un excellent moyen de gérer un grand nombre d'entretiens pour le même poste. Non seulement cela vous permet de voir les tendances, mais cela vous donne également un plan cohérent pour chaque entretien.

Vous n'avez pas à vous soucier d'adapter chaque entretien à chaque candidat, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps à long terme.

Quelles sont les meilleures pratiques pour créer des questions d'entretien structurées ?

Les meilleures pratiques pour créer des questions d'entretien structurées sont au nombre de deux. Premièrement, adaptez la question au poste pour lequel les candidats passent l'entretien. Deuxièmement, révisez vos questions après leur conception initiale.

Concentrez-vous sur les aspects du poste pour lequel l'entretien est destiné

Chaque question que vous incluez dans votre guide d'entretien doit être liée au poste d'une manière ou d'une autre. Plus vous êtes précis, mieux c'est. Non seulement cela vous permet de mieux connaître la personne interrogée, mais cela vous permet également de tester ses connaissances sur le poste.

Si vous comprenez les spécificités du poste pour lequel vous interviewez des candidats et que vous avez encore du mal à élaborer des questions, essayez de penser à des questions à la fois générales et spécifiques pour commencer. Vous voulez que la structure de votre entretien commence par des questions générales et se poursuive lentement vers des points de discussion plus spécifiques.

Cette approche vous permet de répondre à toutes les questions générales avant d'aborder les questions supplémentaires pour lesquelles vous n'aurez peut-être pas le temps. Elle permet également de faciliter l'entrée de la personne interrogée dans l'entretien, car vous ne voulez pas commencer par lui poser les questions les plus compliquées que vous avez sur votre guide.

N'hésitez pas non plus à jeter un coup d'œil à d'autres guides d'entretien si vous avez besoin d'un point de référence pour commencer. Il est toujours préférable d'utiliser vos propres idées pour élaborer un guide d'entretien. Cependant, il n'y a rien de mal à s'inspirer d'autres guides pour vous aider à démarrer.

Faites des révisions multiples

Une fois que vous avez rassemblé suffisamment de questions pour être satisfait de votre guide d'entretien, vous devez travailler à les réviser autant que possible. La meilleure façon de savoir quelles révisions apporter est de mener des entretiens et de prendre des notes sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Avant cela, vous pouvez également vous concentrer sur la révision des aspects plus généraux des questions de votre guide.

Certains de ces aspects comprennent la façon dont vous formulez vos questions, l'ordre dans lequel vous les posez, et le fait qu'ils obtiennent ou non les informations que vous souhaitez. Le dernier de ces trois aspects est le plus difficile à vérifier sans utiliser le guide d'entretien au préalable. Cependant, c'est le plus important car vous devez vous assurer que vos questions fonctionnent comme vous le souhaitez.

Si vos questions ne servent pas cet objectif, le guide d'entretien n'a pas beaucoup d'intérêt, même s'il est bien conçu dans tous les autres aspects.

Modèle de guide d'entretien pour un entretien structuré

Voici un modèle de guide d'entretien général à utiliser pour votre prochain entretien structuré :

Étape 1 : Développez différentes sections pour des types de questions spécifiques.

Étape 2 : Développez des questions qui se rapportent au poste pour lequel l'entretien a lieu.

Étape 3 : Assurez-vous que chaque candidat bénéficie du même processus d'entretien.

Étape 4 : Examinez les réponses de chaque candidat et comparez-les entre elles.

Comment les tests de compétences contribuent-ils à améliorer le processus de recrutement après l'entretien ?

Les tests de compétences sont des tests que les employeurs utilisent parfois pour déterminer si un candidat potentiel à un poste possède les compétences nécessaires pour occuper ce poste. Ils ne testent pas les connaissances ou la personnalité d'une personne, car d'autres tests couvrent ces domaines spécifiques.

Considérez le test de compétences comme un moyen de rationaliser davantage le processus de recrutement après avoir mené un entretien. Vous pouvez apprendre beaucoup de choses sur un candidat lors d'un entretien. Cependant, il est courant de ne pas savoir immédiatement s'il est le bon candidat pour le poste. C'est là qu'un test de compétences peut s'avérer très utile.

En l'utilisant correctement, vous saurez si le candidat possède les compétences nécessaires que vous recherchez, ce qui vous donnera encore plus confiance pour l'embaucher. Il s'agit simplement d'un autre moyen d'affiner votre processus de recrutement pour vous assurer d'obtenir la meilleure personne pour le poste.

Certaines personnes sont très douées pour répondre aux questions d'entretien parce qu'elles sont naturellement douées ou qu'elles ont beaucoup de pratique pour avoir passé de nombreux entretiens. Cela signifie qu'elles peuvent exceller dans la partie "entretien" du processus de recrutement, mais ne pas être aussi performantes dans d'autres domaines, comme les tests de compétences.

Toutefois, il est crucial de se rappeler que vous ne devez pas prendre votre décision finale d'embauche en vous basant uniquement sur les résultats d'un entretien ou d'un test de compétences. Cela peut également s'appliquer à d'autres parties du processus de recrutement qui vous aident à en savoir plus sur un candidat.

Au contraire, vous voulez utiliser toutes les informations que vous obtenez conjointement pour vous donner une image complète de la personne que vous pourriez embaucher. En procédant ainsi, vous avez toutes les chances de choisir le candidat le plus qualifié, ce qui est l'objectif principal de tout processus de recrutement.